El Archivo Municipal de Bolaños abarca cronológicamente desde 1429 hasta la actualidad. Contiene la documentación producida y recibida por el Ayuntamiento desde sus orígenes y en el ejercicio de sus funciones.
La documentación más antigua del Ayuntamiento y la que mejor muestra sus orígenes y evolución se encuentra ubicada en el depósito de la Casa de Cultura y contiene documentos entre 1429 y 1973, es la que podemos considerar como Archivo Histórico (377 unidades de instalación/cajas).
A parte del Fondo Municipal (4000 unidades de instalación) se conservan en el Archivo hasta cuatro fondos diferentes:
- Fondo eclesiástico. 9 cajas.
- Fondo Notarial.12 cajas.
- Fondo de la Encomienda. 2 cajas.
- Fondo Fotográfico Municipal.
Dentro del Fondo Municipal, la documentación del Archivo Administrativo se conserva en tres depósitos distintos debido a la necesidad organizativa del Ayuntamiento y a las obras que se han llevado a cabo recientemente:
- Depósito del antiguo centro de salud. (3000 unidades de instalación).
- Depósito del Ayuntamiento (700 unidades de instalación), además de lo que aún no se ha
transferido. - Depósito del antiguo campo de fútbol (300 unidades de instalación).
Uno de los primeros instrumentos de descripción que se llevó a cabo en el Archivo fue una Guía-inventario elaborada por Ángel R. del Valle Calzado, trabajo que desarrolló desde 1988 a 1991 aproximadamente y mediante programas de prácticas llevados a cabo por la Diputación Provincial de Ciudad Real. Esta guía se puede consultar impresa en las dependencias del Archivo Municipal , la Biblioteca y la web del Ayuntamiento, donde se pueden consultar los cuadros de clasificación.
Los orígenes de Bolaños se remontan probablemente a los albores del s.XIII cuando después de la Batalla de las Navas de Tolosa se repobló la zona del Campo de Calatrava incluido Bolaños. Se piensa fue repoblado por la reina Dª Berenguela, aunque no tenemos constancia documental que así lo acredite. Por lo que posiblemente formaba parte del patrimonio de la Reina y le fue concedido el Fuero de León. Será la aparición de los concejos en esta época lo que motivará el origen del Archivo Municipal de Bolaños.
Los intereses estratégicos que la Orden tenía en Bolaños motivó que en el año 1229 se llevara a cabo la “Donación de la Villa de Bolaños por Dª Berenguela a la Orden de Calatrava”. Todo ello dará lugar a la constante lucha entre la Orden de Calatrava y el Concejo en el ejercicio de sus derechos. Esta carta de donación se conserva inserta dentro de un documento de Confirmación de los privilegios de Bolaños por los Reyes Católicos (1491).
De esta época se conserva la sentencia de Alfonso X el Sabio del año 1261 en los que el concejo de Bolaños reivindica los derechos concedidos por la Reina Dª Berenguela a Bolaños.
De 1375 se conserva otro privilegio de confirmación de Enrique II de la exención de los bolañegos del pago de moneda forera. Todos estos documentos van generando el fondo documental.
Y será en el s.XV cuando tal y como nos dice el historiador bolañego Ángel Ramón del Valle Calzado, cuando aparezca la primera referencia al archivo: “La primera referencia que del mismo se conserva es de la época de los Reyes Católicos, (…) durante la Edad Moderna, procuraron los medios económicos de los fondos de propios para su conservación. (…).
En las Actas de visita General del sXVII de la Orden de Calatrava, también aparecen referencias al Archivo: “Y así mismo visitamos el cuarto alto de las casas de dicho Ayuntamiento donde está un cajón para los papeles con tres gavetas que sirven de Archivo. Hay también un lienzo donde están pintadas las armas reales con la cruz de Calatrava en las esquinas altas y bajas del dicho lienzo. Hay un arca donde fuimos informados están los papeles antiguos de la dicha villa, dos bancos de asiento, un cuadro de Nuestra Señora con su Santísimo hio en los brazos. Y porque este cuarto tiene dos ventanas grandes que corresponden ala plaza y están tan bajas que con facilidad se puede subir y entrar dentro y llevarse los papeles que hay en dicho cuarto de que puede resultar en irremediable daño a la villa, ordenamos y mandamos que a las dichas ventanas se les echen sus rejas fuertes para que los dichos papeles que al presente hay y la dicha villa tuviere de hoy en adelante se conserven y guarden sin peligro ni riesgo alguno”.
En la época Contemporánea sufre importantes cambios (…) produjeron el fin de numerosas instituciones, cuya documentación por razones que desconocemos se unió a la documentación natural del Archivo, (…) estos fondos procedían de tres focos: la Encomienda de Bolaños, instituciones como la Iglesia Parroquial y las Escribanías”.
Sin embargo, “sufrirá las mayores pérdidas durante la Guerra Civil, (…) parte de la documentación fue quemada, lo que afectó (…) a la continuidad de las series. (…) Los primeros intentos de organización se llevaron a cabo en 1957, 1977 y 1982, que no perduraron por no respetar la clasificación”
Continuando con los trabajos de descripción del Archivo, en el año 2003 se inició un Proyecto de Catalogación y Digitalización de la documentación anterior, que permitió aumentar el nivel de detalle de descripción que aportaba la guía. Proyecto que se desarrolló a través de diferentes planes de empleo. El objetivo de esta digitalización es la conservación del fondo y su adaptación a las nuevas tecnologías y la difusión cultural del mismo. Con este trabajo se cumple uno de los principales objetivos del archivo, además de la normalización de sus procesos técnicos, que es poner a disposición de los investigadores el contenido del mismo, respetando la preservación de los documentos y el derecho de acceso.
Este trabajo nos permite que cualquier persona que se acerque a conocer el Archivo, sea investigador, turista o simplemente curioso de la historia, los viejos tiempos o de cualquier otro campo, tiene la oportunidad de consultar un catálogo que nos permite conocer el contenido de los documentos más antiguos del Archivo, así como sus características: (tipología documental, formato, tipo de letra, etc) y además puede disponer de una base de datos donde puede visualizar el documento, leerlo, observar sus signos gráficos más destacados, sellos, firmas, etc. Sin perjudicar así su conservación.
Desde el año 2008 al año 2011, el Archivo Municipal contrató una archivera a través de las Ayudas en materia de archivos ofrecidas por la Consejería de Administraciones Públicas y Justicia, dentro de la Agrupación de municipios Bolaños de Calatrava, Aldea del Rey, Valenzuela de Calatrava, Ballesteros de Calatrava y Granátula; con dedicación exclusiva al Archivo Municipal de Bolaños desde el año 2011.
Durante estos años se ha organizado la documentación desde 1973 hasta la actualidad, se ha elaborado el Cuadro de Clasificación del Archivo Municipal de Bolaños de toda la documentación administrativa desde 1973 hasta la actualidad y adecuándolo en el año 2010 al Cuadro de Clasificación del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid. La clasificación está gestionada a través de bases de datos que se encuentran en las dependencias municipales y que a día de hoy se sigue actualizando.
Se han normalizado los procesos técnicos del Archivo Municipal de Bolaños: Gestión de fondos, transferencias, valoración, identificación, clasificación, descripción archivística, ordenación, adecuación de los depósitos a los estándares establecidos, gestión de usuarios e investigadores, préstamos internos para el desarrollo del trabajo administrativo, organización de actividades de difusión como rutas turísticas, visitas guiadas, actividades con los centros educativos, gestión de subvenciones, etc.
Para ello se aprobó el Reglamento del Archivo Municipal de Bolaños en el BOP Ciudad Real el 8 de abril de 2011, donde aparecen las normas, características de este trabajo y los modelos utilizados para su gestión.
Se ha actualizado además la ordenanza de expedición de documentos para adecuarla a las necesidades del Archivo Municipal y favorecer a las investigaciones. Hasta el punto de eximir de pago de copias tanto en papel como digitales, a todos aquellos que se comprometan a entregar copia del trabajo realizado o incluso llevar a cabo alguna jornada o ponencia relacionada con el tema de su trabajo.
En el año 2015 se implantó mediante convenio de colaboración la aplicación informática ARCEL para la Gestión de Archivos de Oficina de Entidades Locales de CLM. Con la que se han desarrollado los procesos técnicos de clasificación y préstamos durante unos años.
Actualmente se está trabajando con la puesta en marcha del Archivo Electrónico a través de la plataforma de administración electrónica DIPUCRTRAMITA, dependiente de la Diputación Provincial de Ciudad Real, con la que el Ayuntamiento trabaja. Para ello se ha aprobado la PGDE 1Política de Gestión de Documentos Electrónicos. municipal mediante decreto 2021/831 del Ayuntamiento de Bolaños de Calatrava y se ha aprobado el Cuadro de Clasificación Funcional de expedientes electrónicos del Archivo Municipal de Bolaños, adaptándolo y consensuándolo con la Diputación y el resto de Ayuntamientos implicados en el sistema.